Lỗi Word: Cách sửa lỗi dính chữ, giãn chữ và xuống dòng

Trong quá trình soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word người dùng thường gặp phải một số lỗi định dạng gây ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ mà còn làm giảm chất lượng tài liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và hướng dẫn cụ thể để sửa lỗi Word.

Một số lỗi định dạng lỗi Word như chữ bị dính vào nhau, khoảng cách chữ quá rộng (giãn chữ) hoặc tự động xuống dòng không hợp lý.

Cách sửa lỗi dính chữ trong Word

Lỗi dính chữ trong Word là một trong những vấn đề định dạng phổ biến khiến người dùng cảm thấy khó chịu khi thao tác với tài liệu. Biểu hiện rõ ràng nhất của lỗi này là các ký tự bị nối liền nhau mà không có khoảng cách, khiến nội dung trở nên rối rắm, gây khó khăn trong việc đọc hiểu và trình bày.

Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc văn bản sử dụng font chữ không phổ biến, đặc biệt là những font đặc thù hoặc font tùy chỉnh mà máy tính hiện tại không cài đặt sẵn. Tình huống này thường xảy ra khi bạn mở một tài liệu Word được soạn thảo trên máy khác có bộ font không tương thích. Khi đó, Word sẽ cố gắng thay thế bằng font mặc định gần nhất, nhưng quá trình này không hoàn hảo và dễ dẫn đến lỗi dính chữ.

Cách sửa lỗi:

Đổi sang font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial hoặc Calibri:

• Bôi đen toàn bộ văn bản (Ctrl + A);
• Trên thanh công cụ, chọn font khác tại mục Home > Font.

Dán văn bản dạng thuần văn bản (plain text) nếu copy từ nguồn ngoài:

• Dán bằng cách nhấn Ctrl + Shift + V (hoặc dùng Paste Special > Unformatted Text).
• Sau đó chọn lại font và định dạng phù hợp.

Xem thêm: Cách kiểm tra lỗi chính tả và sửa lỗi chính tả trong Word và Google

Cách sửa lỗi giãn chữ trong Word

Lỗi giãn chữ trong Word thường khiến người dùng khó chịu vì văn bản trở nên mất thẩm mỹ, rối mắt và khó đọc. Biểu hiện rõ nhất là các ký tự hoặc từ bị tách xa nhau bất thường, mặc dù bạn hoàn toàn không sử dụng phím cách. Tình trạng này chủ yếu phát sinh khi người dùng sử dụng chức năng căn đều hai bên (Justify) nhưng không có dấu câu hợp lý ở cuối dòng, khiến Word phải tự động giãn khoảng cách giữa các từ để căn lề chuẩn. Ngoài ra, một số trường hợp còn do bạn vô tình thiết lập khoảng cách ký tự (Character Spacing) ở mức không chuẩn trong phần định dạng font.

Cách sửa lỗi:

Kiểm tra khoảng cách giữa các ký tự (kerning):

• Bôi đen văn bản lỗi > chuột phải > chọn Font;
• Vào tab Advanced > trong mục Spacing, chọn “Normal”;
• Đảm bảo mục “Kerning for fonts” không được bật (nếu không cần).

Tắt căn lề đều (justify) nếu không cần thiết:

• Bôi đen văn bản > chọn tab Home > Paragraph > Align Left.

Kiểm tra ngắt dòng không hợp lý hoặc thiếu dấu câu:

• Đôi khi thiếu dấu chấm, dấu phẩy… sẽ khiến Word tự giãn dòng để căn đều;
• Bổ sung dấu hoặc chuyển sang căn trái để khắc phục.

Xem thêm: Cách sửa lỗi camera iPhone Truedepth và camera sau

Cách sửa lỗi xuống dòng không mong muốn trong Word

Bạn có thể thấy văn bản tự động xuống dòng dù vẫn còn nhiều chỗ trống trong dòng trước. Lỗi này thường do ngắt dòng cứng (Enter) thay vì ngắt dòng mềm (Shift + Enter) hoặc do định dạng sai trong Paragraph.

Cách khắc phục:

Bật hiển thị ký hiệu ẩn để kiểm tra:

• Trên thanh công cụ Home, nhấn vào biểu tượng ¶ (Show/Hide).
• Dòng nào có dấu ↵ là xuống dòng cứng (Enter), nếu không cần thì xóa. Sử dụng ngắt dòng mềm (Shift + Enter) khi cần ngắt dòng trong cùng đoạn văn.

Chỉnh Paragraph để loại bỏ cách dòng dư thừa:

• Bôi đen văn bản > chuột phải > chọn Paragraph;
• Kiểm tra mục Spacing (Before, After): giảm về 0pt nếu quá lớn;
• Trong mục Line spacing, chọn “Single” hoặc “1.15” thay vì “Multiple”.

Bài viết này của phshop.vn đã hướng dẫn cách sửa các lỗi thường gặp trong lỗi Word như dính chữ, giãn chữ bất thường và lỗi xuống dòng không đúng chỗ. Việc nắm rõ nguyên nhân và cách xử lý không chỉ giúp văn bản của bạn gọn gàng dễ đọc mà còn tạo nên sự chuyên nghiệp trong mắt người đọc. Lưu ý sau khi sửa lỗi, nên định dạng lại toàn bộ đoạn văn bằng styles (Heading, Normal…) để đảm bảo đồng bộ.