6 cách khắc phục lỗi REF trong Excel nhanh chóng

loi-ref

Trong quá trình làm việc với Excel, lỗi #REF! là một trong những lỗi xuất hiện phổ biến nhất, đặc biệt khi liên kết ô bị mất hoặc công thức tham chiếu đến vùng dữ liệu không còn tồn tại. Dưới đây là 6 cách khắc phục lỗi REF trong Excel nhanh chóng và hiệu quả.

Mục Lục

Lỗi REF trong Excel là gì?

Lỗi #REF! trong Excel xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô không còn tồn tại, ví dụ như khi bạn xóa một ô, hàng hoặc cột mà công thức trước đó đang sử dụng. Khi đó, Excel không còn biết phải lấy dữ liệu từ đâu, dẫn đến lỗi. Đây là lỗi rất phổ biến, đặc biệt khi bạn xóa hàng, cột hoặc ô mà không kiểm tra xem có công thức nào đang dùng chúng không.

Nguyên nhân phổ biến:

Xóa ô hoặc vùng dữ liệu được tham chiếu trong công thức;
Di chuyển bảng tính hoặc ô tham chiếu mà không cập nhật lại công thức;
Sao chép công thức sang vị trí không hợp lệ, khiến địa chỉ tham chiếu không còn tồn tại.

Lỗi #REF! thường xảy ra khi công thức trong Excel

Xem thêm: Cách sửa lỗi DIV/0 trong Excel hiệu quả nhất

6 cách khắc phục lỗi REF trong Excel hiệu quả

Để khắc phục nhanh lỗi này, bạn có thể áp dụng các cách sau:

1. Hoàn tác thao tác xóa nếu vừa gây ra lỗi

Nếu bạn vừa mới thực hiện thao tác xóa ô, hàng hoặc cột và thấy lỗi #REF! xuất hiện, hãy nhanh chóng sử dụng Ctrl + Z để hoàn tác (Undo). Thao tác này giúp bạn khôi phục lại dữ liệu đã xóa và giữ nguyên công thức ban đầu. Đây là cách đơn giản và hiệu quả nhất nếu lỗi xảy ra do một hành động vừa mới thực hiện. Lưu ý chức năng hoàn tác chỉ có hiệu lực trong vài bước gần nhất, nên cần thao tác nhanh.

2. Xem lại công thức để xác định vị trí lỗi

Khi lỗi đã xảy ra, bạn cần click vào ô chứa lỗi và xem kỹ phần công thức trên thanh Formula Bar. Tìm phần nào bị thay bằng #REF! và xác định xem nó đang thay thế cho ô, cột hoặc hàng nào đã bị xóa. Trong công thức trên, có thể ban đầu bạn đang tính tổng A1 và B1, nhưng B1 đã bị xóa nên dẫn tới lỗi. Cách khắc phục là thay #REF! bằng ô đúng chẳng hạn B1, hoặc nhập lại địa chỉ ô phù hợp.

Kiểm tra lại công thức để xác định vị trí nào đang gây ra lỗi tham chiếu

Xem thêm: Nguyên nhân và cách sửa lỗi Value trong Excel

3. Sử dụng tên vùng (Named Ranges) để hạn chế lỗi

Thay vì tham chiếu trực tiếp đến địa chỉ ô cụ thể như B2:B10, bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu đó, ví dụ là “DoanhThu”. Cách này giúp công thức ổn định hơn vì nếu bạn vô tình xóa ô hay cột, Excel vẫn có thể giữ tên vùng hoạt động bình thường.

4. Đặt tên cho vùng dữ liệu bằng Name Range

Thay vì sử dụng địa chỉ ô cố định như B2:B100, bạn nên đặt tên cho vùng dữ liệu (ví dụ: “DoanhThu”, “DanhSachNhanVien”, “ChiTietDonHang”) bằng tính năng Name Manager trong Excel.

Cách làm:

Chọn vùng dữ liệu;
Vào tab Formulas → Define Name;
Gán tên dễ nhớ, rồi nhấn OK.

4. Tránh xóa ô đang được công thức tham chiếu

Trước khi xóa bất kỳ cột, hàng hay ô nào hãy kiểm tra xem nó có đang được công thức nào tham chiếu không. Bạn có thể sử dụng công cụ Trace Dependents trong Excel:

Chọn ô cần kiểm tra;
Vào Formulas > Trace Dependents;
Các mũi tên sẽ hiển thị ô nào đang phụ thuộc vào nó.

5. Sử dụng hàm IFERROR để ẩn lỗi khi cần

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể không thể khắc phục lỗi #REF! ngay lập tức chẳng hạn như khi chưa xác định được địa chỉ tham chiếu ban đầu đã bị xóa, hoặc bạn đang làm việc với dữ liệu được nhập từ người khác. Khi đó, thay vì để bảng tính hiển thị lỗi gây mất thẩm mỹ và khó hiểu cho người xem, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi một cách nhanh nhất.

6. Kiểm tra kỹ các hàm tra cứu hoặc công thức phức tạp

Nhiều lỗi #REF! xuất hiện trong các công thức VLOOKUP, INDEX-MATCH, OFFSET, hoặc khi sao chép công thức từ nơi này sang nơi khác. Khi sửa, bạn cần kiểm tra:

Địa chỉ bảng dữ liệu có bị thay đổi hoặc xóa không;
Vị trí dòng/cột được tra cứu có đúng chưa;
Công thức có dùng tham chiếu tương đối (B2) hay tuyệt đối ($B$2).

Như vậy, qua phần trình bày trên của phshop.vn bạn đã nắm rõ nguyên nhân và 6 cách khắc phục lỗi REF trong Excel nhanh chóng, từ việc kiểm tra công thức đến sử dụng các công cụ hỗ trợ như Trace Dependents, Name Range hoặc sử dụng hàm IFERROR để xử lý linh hoạt hơn khi chưa thể sửa lỗi ngay. Hy vọng những kiến thức và cách xử lý lỗi #REF! trong Excel được chia sẻ ở trên sẽ thực sự hữu ích đối với bạn trong quá trình làm việc với bảng tính. Việc hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng đúng cách khắc phục không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và tính chuyên nghiệp cho file Excel của mình.