Cách kiểm tra lỗi chính tả và sửa lỗi chính tả trong Word và Google

Hiện nay, trong số các công cụ hỗ trợ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thì Microsoft Word và Google Docs được xem là hai lựa chọn được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất trên toàn thế giới. Chúng đã trở thành giải pháp không thể thiếu trong môi trường học tập và làm việc hiện đại. Dưới đây là cách kiểm tra lỗi chính tả và sửa lỗi chính tả trong Word và Google.

Cách kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Word và Google hiệu quả

Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc mắc lỗi chính tả là điều khó tránh khỏi kể cả với những người viết chuyên nghiệp. Cả hai nền tảng Microsoft Word và Google Docs đều tích hợp công cụ kiểm tra chính tả tự động giúp người dùng phát hiện và chỉnh sửa lỗi một cách nhanh chóng. Với khả năng tương thích đa nền tảng, hỗ trợ lưu trữ đám mây và các tiện ích thông minh sẽ hướng dẫn bạn từng bước kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Word và Google Docs, đảm bảo văn bản luôn chính xác và chuẩn chỉnh.

Cách kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Microsoft Word

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay và có chức năng kiểm tra lỗi chính tả tự động rất tiện lợi. Khi bạn nhập văn bản Word sẽ tự động gạch chân các từ nghi ngờ sai chính tả bằng màu đỏ (lỗi chính tả) hoặc xanh lam (lỗi ngữ pháp).

Để sử dụng tính năng kiểm tra chính tả, trước tiên bạn cần bật chức năng này bằng cách vào File > Options > Proofing, sau đó đánh dấu chọn vào mục “Check spelling as you type” (Kiểm tra chính tả khi gõ) và “Mark grammar errors as you type” nếu bạn muốn kiểm tra ngữ pháp. Khi đã bật, Word sẽ ngay lập tức phát hiện và hiển thị các lỗi.

Xem thêm: Cách sửa lỗi camera iPhone Truedepth và camera sau

Để sửa lỗi, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào từ được gạch chân, một danh sách gợi ý thay thế sẽ hiện ra, bạn chọn từ đúng để thay thế hoặc chọn “Ignore” nếu muốn giữ nguyên từ. Ngoài ra, bạn có thể mở trình kiểm tra chính tả tổng thể bằng cách vào Review > Spelling & Grammar, từ đó Word sẽ rà soát toàn bộ văn bản và đưa ra gợi ý sửa lỗi từng phần.

Kiểm tra toàn bộ tài liệu

Nhấn F7 hoặc vào Review > Spelling & Grammar. Word sẽ lần lượt đưa ra từng lỗi để bạn xem xét và chọn sửa, bỏ qua, hoặc thay thế theo đề xuất.

Cách kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Google Docs

Google Docs là một trình soạn thảo văn bản trực tuyến rất tiện lợi và cũng được tích hợp công cụ kiểm tra chính tả tương tự như Word. Để sử dụng, bạn mở một tài liệu bất kỳ trong Google Docs, sau đó vào menu Công cụ > Kiểm tra chính tả > Chính tả và ngữ pháp. Ngay lập tức, Google sẽ quét toàn bộ văn bản và đưa ra các gợi ý sửa lỗi.

Tính năng kiểm tra chính tả của Google Docs hoạt động tự động trong quá trình gõ. Các từ viết sai chính tả sẽ được gạch chân bằng dấu màu đỏ. Để sửa lỗi, bạn nhấp chuột phải vào từ sai, sau đó chọn một trong các gợi ý được cung cấp. Nếu thấy từ bị gạch chân nhưng thực ra đúng, bạn có thể chọn “Thêm vào từ điển” để lần sau Google Docs không báo lỗi từ đó nữa. Một điểm đặc biệt là Google Docs còn cho phép kiểm tra đồng thời cả ngữ pháp, giúp người viết tránh được những lỗi sai trong cấu trúc câu mà nhiều phần mềm khác không hỗ trợ tốt bằng.

Xem thêm: Cách xử lý khi giao dịch Vietcombank bị lỗi nhanh chóng và hiệu qủa

Kiểm tra lại toàn bộ văn bản

Trên thanh công cụ, chọn Tools > Spelling and grammar check. Google Docs sẽ quét toàn bộ văn bản và hiển thị từng lỗi một để bạn xử lý.

Một số mẹo đơn giản giúp bạn giảm lỗi chính tả khi soạn thảo văn bản

• Tận dụng tính năng từ điển cá nhân: Hầu hết các phần mềm soạn thảo văn bản như Microsoft Word hay Google Docs đều cho phép bạn thêm các từ quen thuộc, từ chuyên ngành hoặc tên riêng vào từ điển cá nhân. Việc này giúp tránh tình trạng hệ thống cảnh báo sai lệch với những từ bạn sử dụng thường xuyên, đồng thời tiết kiệm thời gian sửa lỗi.
• Chọn đúng ngôn ngữ soạn thảo: Trước khi bắt đầu viết, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập ngôn ngữ chính xác cho văn bản. Nếu bạn đang viết bằng Tiếng Việt, hãy kiểm tra xem ngôn ngữ soạn thảo có đang ở chế độ tiếng Việt không, và tương tự với Tiếng Anh. Việc sai ngôn ngữ khiến công cụ kiểm tra chính tả hiểu sai từ và dẫn đến báo lỗi sai lệch.
• Tự đọc lại văn bản sau khi viết: Dù các công cụ kiểm tra chính tả ngày càng thông minh, nhưng chúng vẫn có thể bỏ sót những lỗi liên quan đến ngữ cảnh, từ đồng âm – khác nghĩa, hay lỗi sai dạng cấu trúc câu. Do đó, việc dành vài phút để đọc lại toàn bộ nội dung bằng mắt thường là bước rất cần thiết để phát hiện những sai sót mà công cụ bỏ qua.

Trên đây phshop.vn đã hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra lỗi chính tả và sửa lỗi chính tả trong Word và Google Docs. Việc tận dụng các công cụ tích hợp sẵn, thiết lập ngôn ngữ phù hợp kết hợp với thói quen đọc lại văn bản sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa sai sót và nâng cao chất lượng nội dung.